クラウドPBXとは？仕組み・メリット・デメリット・選定ポイントなどの基礎知識を解説！

当サイトは近年注目されている話題のクラウドPBXとは何なのか、その仕組みからメリットやデメリット、さらには選定ポイントなどまでの基礎知識を解説しています。
どのようなポイントを押さえて選ぶべきなのか知りたい人におすすめです。
また、クラウドのPBXの初期コストに関しても解説しています。

クラウドPBXとは？仕組み・メリット・デメリット・選定ポイントなどの基礎知識を解説！

クラウドPBXの導入を検討しているため基礎知識を知りたいという人は多いのではないでしょうか。
クラウドPBXはインターネット経由で利用できるPBXで、自社で特別な専用機器を用意する必要がないのがメリットです。
また初期費用や通話料も安く、すぐに使い始められます。
ただし月額料金がかかったり、電話番号に制限がある場合もあるのがデメリットです。
選ぶ際には費用やサービスなどを比較して、合ったものにするのが大切です。

クラウドPBXとは？大まかな仕組みを理解しておこう！

PBXとは、固定電話の回線網を利用してオフィス内の電話機で内線・外線・転送を行えるようにする装置のことを指しますが、近年ではクラウドPBXを導入する企業が増えています。
従来のPBXは、オフィス内に物理的な装置を設置する必要があり、内線をかける際はPBXを経由して通話し、外部からの電話は一度PBXで受けてから、指定された電話番号へと転送される仕組みとなっています。
また、従来のPBXは拠点ごとにシステムを構築する必要があるため、複数の拠点がある企業の場合は拠点の数だけシステムを構築しなければなりません。
これに対し、クラウドPBXではベンダーが用意したシステムをインターネット経由で利用することが可能です。
オフィス内に物理的な装置を構築する必要がないため、導入コストが抑えられるとともに、自社でメンテナンスを行う必要もありません。
加えて、インターネット環境さえあれば場所を問わずに利用できるので、オフィス外でも無料で内線をつなげるとともに、外線に関しても会社の固定電話番号で発着信することが可能となります。

クラウドPBXとIP-PBXの違いとは？

クラウドPBXとIP-PBXは混同されてしまうことも多いのですが、その言葉の定義には非常に大きな違いがあります。
クラウドPBXは高度なIP技術を用いてPBX機能を共有することができるようにし、これを複数の会社に利用してもらうことで、その運用コストの削減と様々なデジタルシステムの機能との連携を実現することができるものとなっているのが特徴です。
その技術にはIP-PBXが用いられていることも多いのですが、それだけではなく様々なシステム連携などを利用する企業からはその仕組みが見えない状態で行うことができるため、スムーズな管理を実現することができるのがポイントとなっています。
企業側は従来のPBXとは異なり、その運用管理を外部に委託することで様々な人的リソースを本来業務に集中させることができるため、非常にメリットの高いものとなっているのが実態です。
物理的な構成はIP技術を用いたものが多いのですが、それだけではなく様々なリソース面でのメリットをもたらしているのがクラウドPBXの特徴です。

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXは、従来のPBXと比べて企業に様々なメリットをもたらしますが、まず挙げられるのは初期費用が抑えられることです。
クラウドPBXは、社内に専用の機器を設置する必要がありません。
専用機器の購入費用や工事費用がかからないので、従来のPBXと比べて初期費用を削減できます。
加えて、専用機器の設置が不要なので、スムーズに運用を開始できるという利点もあります。
さらに、クラウドPBXはインターネットを介して通話する仕組みとなっているので、国内外を問わず無料で内線を利用することが可能です。
外線に関しても通話料が安く設定されているので、毎月の通信料も大幅に抑えられます。
また、クラウドPBXはユーザー数や機能の増減が容易という柔軟性も持ち合わせているので、事業規模の拡大に合わせてユーザー数や機能を追加することも可能です。
その他にも、従業員のスマホを業務用電話に利用できる、オフィス移転時に電話番号を変える必要がないといったメリットもあります。

クラウドPBXを導入するデメリット

クラウドPBXは、従来のPBXと比べて初期費用が安く、ユーザー数や機能の増減が容易といったメリットがあります。
一方で、インターネットを介して通話するという性質上、音質がインターネット環境に依存するという側面があります。
そのため、通話品質の維持や向上を図るためには、安定したインターネット環境を構築しておくことが大切です。
また、音質はサービスによっても変わることがあるので、サービス選定時は音質にも注意を払いましょう。
特殊番号に発信できないのもクラウドPBXのデメリットのひとつです。
クラウドPBXでは、110番や119番、118番（海上事件・事故の緊急通報用番号）などの番号に架電することができません。
したがって、緊急時に備えて最寄りの警察署や消防署の連絡先を登録したり、緊急通報アプリを導入したりしておくことが大切です。
加えて、クラウドPBXは初期費用が安いものの、毎月の利用料が発生するというデメリットがあります。
月額料金はサービスによって異なりますが、一人あたり1,000～1,300円ほどかかるので、毎月のコストと得られるメリットを天秤にかけて導入を判断しましょう。

クラウドPBXに搭載されている代表的な機能

使い方次第でさらに便利になるクラウドPBXには、たくさんの機能が備わっています。
代表的なものとしては、発信と着信、転送、グループ呼び出しやボイスメールなどでしょう。
また、個人と共有の電話帳なども利用することができます。発信と着信はクラウドPBXを利用する上で基礎となる機能ですが、非常に重要です。内政はもちろんのこと外線にも対応することができるため、通常の電話と同じ感覚で利用できるのもポイントです。
転送では内線と外線があり、内線は社内用として利用可能な一方、外線を使えば営業活動に出かけている社員にも電話を引き続くことができるでしょう。
より業務をスムーズにするグループ呼び出し、テキストでは伝えにくい内容を素早く伝えるボイスメール、会話内容の確認に便利な会議録音やちょっとした記録を残せるメモ録音などが搭載されていることもあります。
モニタリングなども活用されており、業務の効率化に役立てられています。

クラウドPBXがおすすめの企業とは？

近年話題を集めている便利なクラウドPBXは、どのようなケースに向いているのかという疑問を持っている人は多いのではないでしょうか。
初期費用が安く導入しやすいとはいえ、確認して納得の上で利用しないと思っていたのと違ったということにもなりかねないからです。
クラウドPBXがおすすめの企業には、テレワークやサテライトオフィスで勤務する社員にかかってくる外線電話が多い企業が挙げられます。
クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンでも外部からの電話を直接受けることができるようになります。
また高額な費用をかけずにPBX機能を使えるようにしたいという企業にもおすすめです。
PBX機器の購入は不要で、比較的初期費用も安くて済みます。それから110や119などといった特殊な電話番号に発信できなくても不都合がないという企業には、クラウドPBXが違和感なく使用できるはずです。
このような企業にはインターネット経由で使えるクラウドのPBXがおすすめです。

クラウドPBXを導入する際の流れ

クラウドPBXは便利なサービスであることは分かるけれども、導入や使い方が難しいのではないか、このように考える人も多いのではないでしょうか。
しかし、クラウドPBXは光回線・外線ゲートウェイ（VoIP）・スマートフォンやパソコンなど導入したい端末・専用アダプタ、これらの機器があれば後は専用アプリをパソコンもしくはスマートフォンにダウンロードするだけで簡単に使うことができます。
また、特別な工事などが不要になるのでテレワーク環境を少しでも早く整えたい事業所や電話のやりとりが多い企業などおすすめです。
クラウドPBXの導入の流れですが、最初にサービスを提供しているメーカーを比較して問い合わせを行う、予算や希望に最適なプランおよび見積もりの提示してくれます。
プラン内容および見積もり額などで同意ができたときには契約、クラウドPBXの利用に必要な情報およびアカウントの発行などの流れになります。
必要に応じてメーカーの担当エンジニアが出張訪問してくれるので、分からないことがあるときなど聞いておきましょう。

クラウドPBXの導入でよくある失敗とは？

クラウドPBXの導入でよくある失敗としては、まず通話の音質が悪かったというケースが挙げられます。
クラウドPBXの通話品質はインターネット環境に左右されるという特徴がありますが、安定したインターネット環境を構築していても遅延や雑音が発生するサービスも少なくありません。
そのため、無料トライアルやデモなどを活用して、事前に通話品質について十分に確認しておくことが大切です。
導入したシステムに使いたい機能が搭載されていなかったという失敗も多く見られます。クラウドPBXに搭載されている機能はサービスによって異なるため、導入前の確認を怠ると搭載されていると思っていた機能が無かった、もしくはオプション料金がかかるという失敗につながる恐れがあるので注意が必要です。
また、クラウドPBXは従来PBXと比べて導入コストや通話料が安いとされています。しかし、契約内容や利用状況によっては、導入前よりもコストが増大する可能性もあるので、導入前にどの程度コストが削減できるのかしっかりと確認しておくことが大切です。
その他にも、従業員のスマホを業務に使用した結果、セキュリティ面の問題が発生した、サポート体制が整っていなかったために業務がストップしてしまった、ビジネスフォンのリース契約が残っているのもかかわらず乗り換えた結果、違約金や残債分の一括返済で多額のコストがかかったといった失敗もよく起こるので注意しましょう。

クラウドPBXの導入を成功させるコツ

企業がクラウドPBXの導入を成功させるコツは、大きく分けて3つあります。1つ目は導入する目的を明確にしておくことです。
クラウドPBXには初期費用及びランニングコストの安さや社員の端末の内線化といったメリットがあります。
しっかりとメリットを理解したうえで協議を重ね、具体的な導入の目的や利用したい機能などを決めると、安全かつ効果的に運用していけるでしょう。
2つ目は総合的なバランスでサービスを選ぶことです。トラブルを防ぐためには、導入するクラウドPBXを初期費用の安さだけで判断することはおすすめできません。
運用にかかるコストだけでなく利用する人数やセキュリティ面も考慮しながら、企業のニーズに合う最適なものを選ぶようにしてください。
3つ目は無料トライアルの実施です。実際に利用して使い心地や音声品質、十分な機能が備わっているかどうかについて確認します。
無料トライアルによって、クラウドPBXの導入における課題の洗い出しや計画の見直しにもつながるでしょう。